Assurer le bon fonctionnement de l'entreprise avec les flux de travaux numériques optimisés par HCL Domino

Le défi

Réduction des coûts, augmentation de l'efficacité

Grâce aux applications HCL Domino, qui offrent des fonctionnalités BPM à l'échelle de l'entreprise, Pakistan State Oil a atteint son objectif et a pu remplacer ses processus papier par des flux de travaux numériques efficaces.

« Dans un projet complexe, les retards sont inévitables, mais si vous pouvez identifier les points de blocage, vous pouvez intervenir pour faire avancer les choses », explique Moin Balkhi. « Lorsque la gestion de notre activité s'effectuait sur papier, il était très difficile d'identifier les goulots d'étranglement. Aujourd'hui, tout a changé. D'un simple coup d'œil, nous pouvons voir à quel stade se trouve chaque projet et depuis combien de temps il est en cours, ce qui facilite grandement la résolution rapide des problèmes. »

En numérisant et en automatisant une grande partie de ses processus, Pakistan State Oil réduit considérablement le besoin de faire circuler des documents entre ses services et ses bureaux, ce qui entraîne une baisse significative de ses coûts d'exploitation.

« Chaque mois, nous recevons environ cinq demandes de la part de l'entreprise pour automatiser un processus, et nous avons rarement rencontré un scénario d'utilisation que nous ne pouvons pas traiter avec HCL Notes et Domino ; c'est une plateforme incroyablement puissante », affirme Moin Balkhi. « Aujourd'hui, nous disposons d'applications HCL Domino pour gérer les processus d'autorisation des déplacements professionnels, d'évaluation des performances des employés, de demandes de budget annuelles et plus encore. En dépit de son empreinte importante, HCL Domino est une plateforme extrêmement facile à gérer. Un seul équivalent temps plein est nécessaire pour développer et maintenir l'environnement, ce qui nous aide à maîtriser nos coûts d'exploitation. »

À l'avenir, Pakistan State Oil souhaite vivement exploiter les capacités mobiles améliorées de HCL Domino 10, permettant ainsi aux employés d'accéder à encore plus d'applications lors de leurs déplacements.

« Nous constatons que HCL Domino V10 a le potentiel de transformer notre approche de la prestation de services mobiles, et nous travaillons activement avec HCL pour organiser une validation fonctionnelle », conclut Moin Balkhi. « Nous sommes convaincus que Pakistan State Oil est l'une des seules entreprises de la région à avoir mené une transformation numérique de cette envergure, et nous n'aurions pas pu utiliser une autre plateforme. HCL Notes et Domino sont au cœur de tout ce que nous faisons, et nous sommes fiers de poursuivre le développement sur la plateforme et de créer de la valeur ajoutée pour les utilisateurs partout dans l'entreprise. »

Cibler une transformation numérique

Grâce à ses 3 600 points de vente, Pakistan State Oil fournit des produits pétroliers aux entreprises et aux consommateurs du pays. Comme de nombreuses entreprises publiques, Pakistan State Oil s'appuie sur des flux de travaux définis centralement pour gérer tout, de l'approvisionnement en fournitures de bureau à des examens juridiques complexes pour de nouveaux contrats commerciaux.

Syed Moinuddin Balkhi, responsable des technologies de l'information chez Pakistan State Oil, explique :

« Il est crucial que nous gérions chaque aspect de notre activité de manière cohérente et transparente. Par le passé, nous nous appuyions sur des processus papier pour gérer pratiquement tous les flux d'approbation de l'entreprise, qu'il s'agisse d'une demande de congé aux RH ou d'une proposition pour un projet de construction de plusieurs millions de dollars. En plus d'augmenter le temps nécessaire pour accomplir les tâches, cette méthode de travail augmentait considérablement nos coûts d'exploitation. »

Pour améliorer son efficacité, Pakistan State Oil a décidé de numériser ses flux de travaux, en commençant par ses processus d'approbation.

Moin Balkhi poursuit :

« Nous avons vu la gestion des processus métiers [BPM] numériques comme une occasion de transformer l'organisation. Dès le départ, nous avons décidé de rechercher une solution flexible et intuitive qui serait facile à utiliser pour tous nos employés de front-office et de back-office. Dans un premier temps, nous avons envisagé de déployer une solution ERP d'entreprise, mais les coûts d'investissement et d'exploitation de ces plateformes constituaient un obstacle majeur, et nous avons cherché une alternative efficace. »

Gérer l'activité sur HCL Domino

Depuis de nombreuses années, Pakistan State Oil utilise HCL Notes et Domino pour fournir des fonctions de messagerie électronique et de calendrier à plus de 2 000 employés. La société s'est rendu compte qu'en s'appuyant sur son investissement dans la plateforme HCL, elle pourrait créer des applications BPM puissantes pour un coût bien inférieur à celui d'une solution d'entreprise.

Ahmer Faraz, responsable informatique chez Pakistan State Oil, commente :

« L'une des raisons les plus convaincantes de développer nos applications BPM sur la plateforme HCL Domino était que nous disposions déjà de la quasi-totalité de l'infrastructure dont nous avions besoin. Puisque nous utilisions HCL Notes depuis plusieurs années, nous étions convaincus que nos employés pouvaient commencer à utiliser nos applications BPM avec une formation minimale. »

Moin Balkhi ajoute :

« Lorsque nous avons choisi HCL Notes et Domino comme plateforme de messagerie électronique, l'un des principaux avantages constatés était le niveau élevé de sécurité, une force qui reste, selon nous, l'un des principaux atouts de la solution HCL à ce jour. Grâce à nos expériences positives avec HCL au fil des ans, nous n'avons pas hésité à créer nos flux de travaux sur la plateforme Domino. »

Aujourd'hui, Pakistan State Oil utilise les applications HCL Domino pour gérer ses processus d'approbation. Lorsqu'un employé ouvre un nouveau projet de flux de travaux via son client HCL Notes, l'application invite automatiquement les décideurs concernés à l'approuver. Les décideurs ont également la possibilité de déléguer l'approbation à leurs collègues, et la solution prend en charge des chaînes de validation complexes pouvant compter jusqu'à 50 approbateurs individuels.

« Nous avons développé des applications HCL Domino qui prennent en charge presque tous nos processus métiers », explique Moin Balkhi. « Tout, de l'achat d'une boîte de crayons à l'approbation d'un contrat d'un milliard de dollars, passe désormais par un flux de travaux numérique hautement structuré et automatisé. Si nous avons besoin de récupérer des données historiques au cours d'un audit, nous avons l'assurance qu'elles sont disponibles dans nos applications HCL Domino, même si les données ont plus de 12 ans. »

Les applications HCL Domino de Pakistan State Oil sont étroitement intégrées à ses autres systèmes métiers. Par exemple, l'entreprise a créé un système basé sur HCL Domino pour permettre aux commerciaux en contact direct avec les clients de demander l'approbation des remises clients via leurs appareils mobiles. Une fois que le siège approuve une remise, l'application HCL Domino met automatiquement à jour les données tarifaires du client dans le système ERP de l'entreprise.

« Après plusieurs années d'utilisation, je peux vous affirmer que HCL Notes et Domino ne nous ont jamais déçus », explique Ahmer Faraz. « Nous n'avons jamais connu une seule heure d'arrêt imprévu ou de perte de données, et nous ne pourrions pas être plus satisfaits de la fiabilité de la solution. »