Mantenimiento del buen estado de su negocio con flujos de trabajo digitales impulsados por HCL Domino

El desafío

Reducción de costes y aumento de la eficiencia

Con las aplicaciones de HCL Domino que ofrecen funciones de gestión de procesos empresariales en toda la empresa, Pakistan State Oil ha logrado su objetivo de sustituir sus procesos basados en papel por flujos de trabajo digitales eficientes.

"En un proyecto complejo es inevitable que se produzcan retrasos, pero si se puede ver en qué punto se queda atascado el trabajo, es posible tomar medidas para que las cosas sigan avanzando", explica Balkhi. "Cuando gestionábamos nuestro negocio utilizando papel, era muy difícil identificar dónde se producían los cuellos de botella. Ahora eso ha cambiado por completo. De un vistazo, podemos ver en qué fase se encuentra cada proyecto y cuánto tiempo lleva ahí, lo que facilita mucho la resolución rápida de los problemas".

Al digitalizar y automatizar muchos de sus procesos, Pakistan State Oil está reduciendo la cantidad de papeles transferidos entre sus departamentos y oficinas, y eso le permite bajar significativamente sus costes operativos.

"Cada mes recibimos unas cinco solicitudes de la empresa para automatizar un proceso, y rara vez encontramos un caso práctico que no podamos abordar con HCL Notes y Domino. Es una plataforma de increíble potencia", comenta Balkhi. "Actualmente contamos con aplicaciones de HCL Domino para mejorar los procesos de autorización de viajes de empresa, evaluaciones de rendimiento de los empleados, solicitudes de presupuesto anuales y mucho más. Aunque la presencia de HCL Domino es muy grande en nuestro entorno, la plataforma es muy fácil de gestionar y solo necesitamos un equivalente a tiempo completo para desarrollar y mantener el entorno, lo que nos ayuda a contener nuestros costes operativos".

De cara al futuro, a Pakistan State Oil le interesa mucho aprovechar las capacidades móviles mejoradas de HCL Domino 10, lo que permite a los empleados acceder a más aplicaciones sobre la marcha.

"Vemos que HCL Domino 10 tiene el potencial de transformar nuestro enfoque de la prestación de servicios móviles, y estamos trabajando con HCL para organizar una prueba de concepto", concluye Balkhi. "Pakistan State Oil es una de las pocas empresas de la región que ha impulsado la transformación digital a esta escala, y no podríamos imaginarnos con ninguna otra plataforma. HCL Notes y Domino están en la base de todo lo que hacemos, y estamos muy emocionados de seguir desarrollando la plataforma y de añadir valor a los usuarios de toda nuestra empresa".

Hacia una transformación digital

A través de sus 3600 puntos de venta, Pakistan State Oil suministra productos petrolíferos a empresas y consumidores de todo el país. Al igual que muchas empresas estatales, Pakistan State Oil se basa en flujos de trabajo definidos de forma centralizada para gestionarlo todo, desde la adquisición de material de oficina hasta complejas revisiones legales para nuevos contratos comerciales.

Syed Moinuddin Balkhi, director de tecnología de la información en Pakistan State Oil, explica:

"Resulta fundamental que gestionemos cada parte de nuestro negocio de forma coherente y transparente. Anteriormente, dependíamos de procesos en papel para gestionar prácticamente todos los flujos de trabajo de aprobación de la empresa, tanto si se trataba de una solicitud de vacaciones a nuestro departamento de recursos humanos como de una propuesta para un proyecto de construcción multimillonario. Además de incrementar la cantidad de tiempo que se tardaba en hacer las cosas, esta forma de trabajar aumentaba considerablemente nuestros costes operativos".

Para mejorar su eficiencia, Pakistan State Oil decidió digitalizar sus flujos de trabajo, comenzando por sus procesos de aprobación.

Balkhi continúa:

"Consideramos la gestión de procesos empresariales digitales (BPM) como una oportunidad para transformar la organización. Desde el principio, decidimos que queríamos una solución flexible e intuitiva que fuera fácil de usar para todos nuestros empleados, tanto de atención al público como administrativos. Inicialmente, consideramos implementar una solución de ERP empresarial, pero los costes de capital y operativos de estas plataformas suponían un obstáculo importante, por lo que buscamos una alternativa eficaz".

Impulso al negocio con HCL Domino 

Durante muchos años, Pakistan State Oil ha utilizado HCL Notes y Domino para ofrecer funciones de correo electrónico y calendario a más de 2000 empleados. La empresa se dio cuenta de que, gracias a su inversión en la plataforma HCL, podría crear potentes aplicaciones de BPM a un precio muy inferior al de una solución de clase empresarial.

Ahmer Faraz, ejecutivo sénior de TI de Pakistan State Oil, comenta:

"Una de las razones más convincentes para desarrollar nuestras aplicaciones de BPM en la plataforma HCL Domino fue el hecho de que ya teníamos prácticamente toda la infraestructura que necesitábamos. Como habíamos estado utilizando HCL Notes durante varios años, estábamos seguros de que nuestros empleados podían empezar a utilizar nuestras aplicaciones de BPM con una formación mínima".

Balkhi añade:

"Cuando seleccionamos HCL Notes y Domino como nuestra plataforma de correo electrónico, una de las mayores ventajas que vimos fue su alto nivel de seguridad, y creemos que este aspecto de la solución de HCL sigue siendo uno de sus principales puntos fuertes a fecha de hoy. Basándonos en nuestras experiencias positivas con HCL a lo largo de los años, no teníamos ninguna duda sobre la creación de nuestros flujos de trabajo en la plataforma Domino".

En la actualidad, Pakistan State Oil utiliza aplicaciones de HCL Domino para mejorar sus flujos de trabajo de aprobación. Cuando un empleado abre un nuevo proyecto de flujo de trabajo a través de su cliente de HCL Notes, la aplicación solicita automáticamente a los responsables de la toma de decisiones pertinentes su aprobación. Los responsables de la toma de decisiones también tienen la opción de delegar la aprobación a sus compañeros, y la solución admite cadenas de revisión complejas de hasta 50 aprobadores individuales.

"Hemos desarrollado aplicaciones de HCL Domino que soportan casi todos nuestros procesos empresariales", afirma Balkhi. "Cualquier cosa, desde la adquisición de una caja de lápices hasta la aprobación de un contrato de mil millones de dólares, pasa ahora por un flujo de trabajo digital altamente estructurado y automatizado. Si alguna vez necesitamos recuperar datos históricos durante una auditoría, tenemos la tranquilidad de que están disponibles en nuestras aplicaciones de HCL Domino, incluso si los datos tienen más de 12 años".

Las aplicaciones de HCL Domino de Pakistan State Oil están estrechamente integradas con sus otros sistemas empresariales. Por ejemplo, la empresa creó un sistema basado en HCL Domino para permitir a los equipos de ventas que tratan con los clientes solicitar la aprobación de descuentos para los clientes a través de sus dispositivos móviles. Una vez que la oficina central aprueba un descuento, la aplicación HCL Domino actualiza automáticamente los datos de precios del cliente en el sistema ERP de la empresa.

"En todos los años que llevamos usando HCL Notes y Domino, nunca nos ha fallado", dice Faraz. "Nunca hemos experimentado una sola hora de tiempo de inactividad no planificado ni ninguna pérdida de datos, y no podríamos estar más satisfechos con la fiabilidad de la solución".